Access: Nivel básico

En este tutorial voy a mostrar lo más básico del programa Microsoft Access.

 Veremos:

• Como crear una base de datos en blanco
• Como crear una tabla para nuestra base de datos 
• Tipos de datos y como configurarlos
• Como introducir registros en nuestra tabla

Versión usada: Microsoft Office 2010

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CREAR BASE DE DATOS EN BLANCO

CREAR TABLA DE DATOS Y LOS DIVERSOS TIPOS DE DATOS QUE HAY

Lo primero que tenemos que hacer es irnos a "ver" y darle a "vista diseño", al darle nos pedira que le demos un nombre a nuestra tabla, en mi caso la voy a llamar alumnos. Al darle a aceptar nos cambiara la vista a algo así

1. Es la colección de tablas que tenemos creadas

2. Es el listado de campos que contiene esa tabla

3. Las propiedades del campos seleccionado

Por defecto, ya tenemos creado un campo. Ese campo se denomina en bases de datos clave principal y es la que nos identifica cada elemento como único. Los demás campos pueden contener la misma información pero una clave principal NUNCA se repetirá

A continuación vamos a ver los distintos tipos de datos que nos podemos encontrar:

01. Texto

El tipo texto es cualquier cadena de caracteres, por defecto esta límitada a 255 pero el valor se puede cambiar en sus propiedades. También entre otras cosas le podemos dar un valor predefinido y ponerlo obligatorio o no (por defecto no lo es)

02. Memo

Es exactamente igual que el anterior salvo que en este caso si se permiten más de 255 caracteres.

03. Número

Almacena números que pueden ser de distinto tipo:

Byte	Entero de 1 byte que contiene valores de 0 a 255.
Entero	Entero de 2 bytes que contiene valores de -32.768 a +32.767.
Entero largo	Entero de 4 bytes que contiene valores de -2.147.483.648 a 2.147.483.647.
Simple	Entero de 4 bytes que contiene valores de -3,4 x 1038 a +3,4 x 1038 y hasta 7 dígitos significativos.
Doble	Número de punto flotante de 8 bytes que contiene valores de -1,797 x 10308 a +1,797 x 10308 y hasta 15 dígitos significativos.
Id. de réplica	Identificador global único (GUID) de 16 bytes. Los identificadores GUID aleatoriamente creados son suficientemente largos de  modo que no es probable que se superpongan. Se usan para diversas aplicaciones, como el seguimiento de mercancías.
Decimal	Entero de 12 bytes con una precisión decimal definida que puede contener valores de -1028 a +1028.  La precisión predeterminada es 0. La escala predeterminada (número de posiciones decimales que se muestran) es 18.  El valor máximo de la escala es 28.

Información sacada de la web de microsoft office

Aparte podemos indicar cuantos decimales queremos que ponga en los casos "simple", "doble" y "decimal"

04. Fecha/Hora

Se pueden elegir entre varios formatos para la fecha, por defecto usa el 00/00/0000. Si solo queremos que nos muestre una hora también tendremos que modificar el formato.

05. Moneda

Este tipo no hace solamente referencia a una cantidad de € por ejemplo sino que también vale para introducir porcentajes o números en notación científica si ponemos el formato bien. Es junto con el campo de decimales el único campo que deberemos modificar de forma básica.

06. Autonumeración

Son números que van aumentando de manera correlativa, suelen usarse como identificador de cada tupla.

07. Sí/No

Tipo opcional se usa siempre para poner algo entre 2 opciones, lo que en programación se conoce como tipo booleano

08. Objeto OLE

Este quizás es el tipo más raro, permite insertar clips de video, de sonido, imágenes, otros documentos de Office. Es decir, nos permite adjuntar archivo pero NO LO COPIA a la base de datos, por lo que si se modifica fuera de esta y lo abres sale la última modificación.

09. Datos adjuntos

Es lo mismo que lo anterior pero hace una copia del archivo a la base de datos. Hay que tener cuidado porque hace que nuestra base de datos pese más.

10. Hipervínculo

Deja insertar direcciones web a la base de datos

COMO INTRODUCIR REGISTROS EN UNA TABLA

Es tan sencillo como rellenar una fila una vez tenemos la estructura hecha ;)